Pourquoi faut-il régulièrement vérifier ses factures fournisseurs ?

par | 9 mai 2018 | Fournisseurs

Il vous est déjà arrivé de lever les yeux au ciel à la lecture d’une facture fournisseur. Vous venez de détecter une erreur de prix. Pourtant, vous avez bien fait les choses en début d’année ou en début de saison, en voyant tous vos fournisseurs un par un, pour bloquer des tarifs sur une période donnée. Malheureusement les erreurs de facturation, même involontaires, sont courantes et cela peut parfois vous coûter très cher. Alors comment y remédier ? On vous donne nos conseils sur la vérification des factures fournisseurs.

1. Les 3 types d’erreurs de facturation courantes

La très grande majorité des factures sont désormais éditées informatiquement et il est difficile de s’en plaindre. En revanche des erreurs s’y glissent toujours aussi facilement. Cela peut réserver quelques surprises assez désagréables. Voici notre top 3 des erreurs de prix sur les factures fournisseurs :

1.     L’erreur de prix, tout simplement

Il peut arriver que, sans aucune raison logique, votre prix augmente. Dans le cas de notre client ci-dessus, le prix de la ligne « Beurre ½ Sel Micropain 10Gx100 » était initialement bloqué à 6.538€/KG. Pourtant il a payé 16.278€/KG.

2.     Le décalage de virgule

Nous sommes ici dans un cas typique d’erreur de saisie. Ainsi vous pouvez facilement vous retrouver à payer 53.80€/KG au lieu de 5.380€/KG. Pour 4.165KG de marchandises, cette erreur a donc coûté à notre client la somme de 201,67€ !

3.     Deux prix différents pour un même produit

Aussi surprenant que cela puisse paraître, une facture peut parfois comporter deux lignes de produits identiques, avec un prix au kilo différent. Sur la facture ci-dessus, le produit « Filet plt blanc vrac 2,5KGx2 » a été facturé une première fois à 6.150€/KG et une seconde fois à 7.990€/KG.

2. Attention aux frais de facturation, de livraison ou d’essence

Sur certaines factures, on peut également trouver des frais supplémentaires, tels que des frais de facturation, de livraison, de transport, de préparation ou des frais administratifs, pas toujours clairement affichés. Malheureusement, ils peuvent facilement être assimilés à des « coûts cachés » si le fournisseur a oublié de vous en parler.

Dans cet exemple, les frais de facturation d’un montant de 3€ sont inscrits sous le titre « FF (2) » et expliqués en légende « (2) Frais de facturation ». Concrètement, le fournisseur vous facture l’édition de la facture (et ce n’est pas incohérent). Le coût est expliqué, mais vous pouvez passer à côté. Prenez donc bien soin de vérifier ce type de coût.

Ces frais, au même titre que les frais de livraison ou d’essence, sont tout à fait justifiables, mais vous devez être prévenu par les fournisseurs. Car si sur une facture de 1668.86€, il est tentant de se dire que 3€ ne représentent rien, prévoyez néanmoins que si ce fournisseur vous livre 2 fois par semaine pendant 1 an, il vous en coûtera 300€ par an. Mieux vaut le savoir dès le départ.

D’ailleurs la transparence autour des frais supplémentaires, plus que les frais en eux-mêmes, est un critère à prendre en compte dans le choix de vos fournisseurs et dans vos négociations.

« Ces frais […] sont tout à fait justifiables, mais vous devez être prévenu par les fournisseurs […] si ce fournisseur vous livre 2 fois par semaine pendant 1 an, il vous en coûtera 300€ par an »

3. Ne pas oublier les produits au cours

S’il est plutôt facile de repérer des erreurs sur des produits aux tarifs bloqués, cela est plus difficile concernant des produits au cours. Pourtant, comme nous l’avons vu dans notre article sur les prix bloqués, les prix des fruits et légumes, du poisson frais ou de la viande fraiche doivent être particulièrement surveillés. Leur prix peut varier d’un jour à l’autre, aussi les écarts entre deux factures sont justifiables. Cependant si l’on peut comprendre que l’entrecôte soit plus chère en juillet qu’en décembre, attention aux variations soudaines sur une même période. Cela peut cacher une erreur de facturation. Soyez donc doublement vigilants concernant les produits frais.

4. La solution ? Vérifiez vos factures fournisseurs ligne par ligne et régulièrement

Naturellement la vérification de vos factures tourne généralement autour des produits auxquels vous êtes sensibles et dont vous maîtrisez les tarifs : la crème, le lait, les palets de chocolat, les huiles, etc. Pourtant, comme nous l’avons vu, l’erreur peut se glisser n’importe où, il est donc nécessaire de vérifier toutes les lignes.

Pour bien vérifier qu’il n’y a pas d’erreurs sur une facture fournisseur, il existe deux solutions :

  1. Analyser vos factures ligne par ligne, en vous appuyant sur vos mercuriales fournisseurs et vos historiques d’achats (cadenciers) ;
  2. Vous équiper d’une solution de gestion des achats comme Coopeo qui fait ce travail pour vous.

 

Dans les deux cas de figure, vous serez en mesure de vérifier que les tarifs appliqués sur vos factures correspondent bien aux tarifs sur lesquels vos fournisseurs se sont engagés. Ou s’ils ne s’éloignent pas trop des derniers tarifs appliqués. En cas de variation de prix, vous pourrez facilement demander une justification voire une réparation.

Et même si vous pouvez avoir l’impression que faire la chasse aux centimes ne vaut pas le coup, détrompez-vous. En effet, quelques centimes multipliés par le nombre de produits que vous achetez représentent vite des centaines voire des milliers d’euros.

5. Plus vous êtes impliqués dans la gestion de vos achats, plus vos fournisseurs apprécient de travailler avec vous

Si les erreurs de facturation se multiplient, n’hésitez pas à avertir votre fournisseur de son manque de vigilance. Même si ces erreurs sont la plupart du temps involontaires, montrer à votre fournisseur que vous êtes vigilant l’obligera à l’être également. Il est très probable que le nombre d’erreurs diminue sur les prochaines factures. Mieux, vous enverrez à votre fournisseur des signes positifs de sérieux et de bonne gestion, ce qui contribuera à instaurer entre vous une relation de confiance « gagnant-gagnant », forcément plus confortable pour tout le monde.

« Vous enverrez à votre fournisseur des signes positifs de sérieux et de bonne gestion, ce qui contribuera à instaurer entre vous une relation de confiance « gagnant-gagnant », forcément plus confortable pour tout le monde »

 

En conclusion, il est très important de montrer que vous contrôlez vos factures, que vous connaissez vos prix et que vous ne laissez passer aucune erreur. C’est un signal fort de sérieux et d’implication que vous envoyez à vos fournisseurs, qui feront naturellement preuve de plus de rigueur avec vous. D’ailleurs, contrairement à ce que l’on pourrait croire, les acheteurs les plus appréciés des fournisseurs ne sont pas forcément les plus gros, ce sont en revanche les plus rigoureux. Et qui dit acheteur apprécié, dit acheteur récompensé. A bon entendeur !

Pour vous aider à y voir plus clair dans la gestion de vos achats, nous avons créé un guide pratique spécialement pour vous, à télécharger gratuitement :

Article rédigé par Erwan

Article rédigé par Erwan

Expert en optimisation des achats chez Coopeo

Pragmatique, à l’écoute de ses clients et toujours de bon conseil, Erwan aide au quotidien les restaurateurs, les boulangers et les traiteurs à optimiser leurs achats et leurs marges.