Facture électronique : définition, avantages et mise en place

La facture électronique va devenir obligatoire dans les transactions entre professionnels à partir de juillet 2024.

Ce projet de modernisation de la facturation intervient dans le cadre du projet de loi de finances 2020.

Sommaire

1. Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
2. Les objectifs de la facture électronique
3. Quels sont les avantages de la facture électronique ?
4. Comment la mettre en place ?
5. Les règles de mise en place

Dans cet article, on vous définit d’abord ce qu’est une facture électronique, avant de vous présenter les objectifs et les avantages pour les entreprises, puis les modalités de mise en place.

Tout d’abord, avant de vous présenter ses avantages, voyons ce qu’est une facture électronique.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique est une facture qui est éditée, transmise et réceptionnée dans un format électronique et structuré qui permet son traitement automatique.

Autrement dit, celle-ci est établie dans un format spécifique lisible uniquement et automatiquement par un logiciel dédié.

Elle comporte les mêmes mentions obligatoires que la facture papier. Comme notamment la date d’émission de la facture, l’identité de l’entreprise qui fourni le bien ou service, l’identité du client, etc.

La facture électronique, autrement appelée e-facture, est transmise par l’intermédiaire d’une plateforme.

–  Facture électronique vs facture dématérialisée

⚠️ Une facture papier qui est scannée ou numérisée au moment de son émission ou lors de sa réception avant archivage est une facture dématérialisée.

Les objectifs de la facture électronique

La mise en place de l’e-facture fait partie de la loi de finances de 2020 qui comprend plusieurs réformes fiscales.

Les 5 objectifs de la facture électronique sont de :

• Faciliter les déclarations de TVA grâce à un pré-remplissage des déclarations
• Lutter contre la fraude à la TVA qui s’élève, selon un rapport de la Cour des comptes, à 15 milliards d’euros par an
• Réduire les erreurs humaines : dégradation, perte de documents, …
• Renforcer la compétitivité des entreprises grâce à l’allègement de la charge administrative et à la diminution des délais de paiement
• Connaître en temps réel l’activité des entreprises afin de mettre en place une politique économique au plus près de la réalité du terrain.

Quels sont les avantages de la facture électronique ?

Pour les entreprises, la mise en place de la facture électronique revêt de nombreux avantages :

• Economique 💰 : la facture électronique demande moins de temps de traitement, car son émission et sa transmission sont plus rapides, et vous fait réaliser des économies de papier.
• Sécurité fiscale 💰 : la déclaration de TVA est pré-remplie afin d’éviter des erreurs de saisie et des oublis.
• Environnemental 🌳 : le traitement complet d’une e-facture émet moins de gaz à effet de serre qu’une facture papier.
• Sécurité et traçabilité 🛡️ : tout est automatisé et tracé de la création d’un devis à la validation du paiement. A l’inverse, lorsque vous recevez une facture d’un fournisseur son traitement est automatisé et plus rapide.
• Amélioration des délais de paiement 📅 : avec une e-facture, vous êtes certain que votre client a bien reçu votre document. Ainsi, des factures transmises et réceptionnées automatiquement couplées à des solutions de paiement digitales, les transactions sont plus fluides.
• Facilitation du stockage et du travail comptable 🗃️ : les factures sont stockées directement sur votre logiciel de facturation et l’analyse comptable se fait automatiquement afin d’éviter des fautes de frappe ou des oublis de saisie. Surtout, votre comptable peut accéder directement à vos factures d’achat sans intervention de votre part.
• Possibilité d’ajout de modules complémentaires ⚙️ : paiement automatique, relance d’impayé, analyse des achats, contrôle des prix facturés, …

Comment la mettre en place ?

Pour mettre en place l’e-facture, en émission ou en réception, vous devez vous équiper d’une solution de facturation adaptée à votre activité et à votre volume de factures.

Plusieurs plateformes existent pour vous accompagner. Certaines sont spécialisées sur un segment de la dématérialisation, comme Welyb qui est une GED vous permettant de stocker toutes vos factures, et d’autres sur l’ensemble du processus.

Les règles de mise en place

L’administration a fixé un cadre et des règles pour la mise en place et le bon fonctionnement de l’e-facture.

Voici concrètement sous quelle forme cela va se traduire.

–  Facture électronique : Les critères à respecter

Pour être conforme, une facture électronique, doit respecter 3 critères :

• L’authenticité : elle doit certifier et garantir l’identité de l’émetteur
• L’intégrité : elle ne doit pas être modifiable
• La lisibilité : elle doit être facilement compréhensible

–  Facture électronique : Les formats

Il existe aujourd’hui 2 formats pour l’e-facture :

• Le format électronique et structuré : EDI

Le format EDI, pour Electronic Data Interchange ou Echange de Données Informatiques, est le format structuré par excellence.

Cependant, il peut être difficile à mettre en place car il existe plusieurs formats (EDIFACT, ANSI, TRADACOMS notamment) avec pour chaque norme des versions différentes.
De plus, le format EDI est un fichier informatique. C’est-à-dire qu’il n’est pas lisible par un humain. Pour ce faire, celui-ci doit utiliser un logiciel pour interpréter et lire le fichier.

• Le format hybride ou mixte : PDF / EDI

Le format mixte (autrement appelé Hybrid Invoice) est un bon compromis puisque la facture comprend 2 faces. Une au format PDF, lisible facilement, pour un traitement traditionnel. Et une autre dans un format structuré, lisible par les logiciels de facturation, qui vont analyser le contenu de manière automatique.

Par exemple, Factur-X est un des standards pour la facture électronique mixte.

⚠️ Le format à éviter : PDF

Le format PDF peut être utilisé pour l’émission et la transmission d’une e-facture. C’est un format courant lorsqu’il s’agit de document numérique. Et contrairement au premier nommé, il est lisible par les humains.

Cependant, s’il est le format le plus simple, il ne garantit pas les critères de la facture électronique cité plus tôt donc, à long terme, il ne sera pas accepté par l’administration fiscale.

En effet, à terme, l’administration souhaite que toutes les entreprises émettent des factures dans un format structuré ou mixte créées depuis des logiciels de facturation adaptés.