Comment faire un inventaire ?

Faire un inventaire est indispensable pour la bonne gestion de votre activité.

Cela permet de valoriser votre stock, d’analyser votre gestion et calculer votre marge brute.

Sommaire

1. Pourquoi réaliser un inventaire ?
2. Comment réaliser un inventaire ?
3. Comment le valoriser ?
4. Faire un inventaire avec Coopeo
5. Bonus : comment bien acheter avant de faire un inventaire ?

Dans cet article on vous explique d’abord pourquoi réaliser un inventaire est important et indispensable, puis comment vous organiser pour le faire efficacement.

Avant de vous expliquer comment faire un inventaire, voyons pourquoi il est indispensable d’en faire.

Pourquoi réaliser un inventaire ?

Faire un inventaire rime souvent avec galère.

Mis à part compter des produits un à un, vous vous demandez bien à quoi ça sert concrètement.

⚠️ Petite précision qui a son importance. Même si vous utilisez des solutions de suivi des stocks en temps réel, vous devez faire un inventaire physique.

En effet, c’est avant tout une obligation légale. Vous devez donc réaliser un inventaire au moment de votre clôture comptable pour indiquer la valorisation de vos stocks sur votre bilan.

Au-delà de cette obligation, voici les 5 raisons de réaliser un inventaire :

• Valoriser votre stock réel : votre stock, c’est de l’argent !
• Vérifier la cohérence entre théorie et réalité
• Analyser la performance des produits
• Contrôler votre gestion des stocks
• Calculer votre marge brute

Voyons maintenant comment vous organiser pour faire un inventaire efficacement et rapidement.

Comment réaliser un inventaire ?

Appliquez ces 4 étapes :

• Préparer ses outils de comptage : smartphone, tablette ou papier
• Organiser son équipe et se répartir les zones de stockage
• Compter un à un chaque produit en stock
• Valoriser le stock

Préparer son inventaire en amont

Qu’on se le dise, faire un inventaire est compliqué, pénible, et on y va tous à reculons. Donc autant mettre des actions en place en amont pour vous faciliter la tâche.

–  Bien ranger ses marchandises

Un inventaire efficace, commence par des zones de stockage bien rangées.

Mieux vous rangerez vos produits, plus il sera fait rapidement et moins vous ferez d’erreurs.

Rangez les produits par famille. La crèmerie avec la crèmerie. Les produits avec des DLC courtes à portée de main. Les produits à forte rotation facilement accessibles.

–  Avoir un stock réduit

Le stock c’est de l’argent qui dort.

Donc évitez d’avoir des stocks trop importants et notamment de produits que vous consommez ou vendez peu. Cela vous coûtera moins cher et dresser votre inventaire sera plus rapide !

Faire des inventaires réguliers va vous permettre d’identifier les produits qui tournent beaucoup et ceux qui fonctionnent moins.

Ainsi, vous commanderez moins de Suze la prochaine fois et plus de crème liquide, par exemple.

Faire un inventaire : 5 conseils pratiques pour bien s’organiser

Voyons maintenant comment faire un inventaire efficacement de façon à y passer le moins de temps et éviter les erreurs.

–  Se répartir les zones de stockage

Si vous êtes plusieurs, communiquez bien entre vous et répartissez-vous clairement les zones ou lieux de stockage.

Et surtout, assurez-vous de n’oubliez aucune zone. Comme ce petit frigo caché à droite du bar à l’étage.

–  Définir les unités de comptage pour bien compter

Tout d’abord, définissez vos produits et les unités de comptage associées avec précision.

Par exemple, si vous comptez 10 plaquettes de beurre Président 500g, vous devez indiquer dans votre tableau :

• Soit « Plaquette de beurre Président 500g : 10 »
• Soit « Plaquette de beurre Président 500g : 5kg »

Ensuite, pour faire votre inventaire, vous devez compter un par un tous les produits stockés dans vos locaux.

Procédez toujours de la même manière. Par exemple, si vous faites une chambre froide, commencez par la partie gauche, comptez étagère par étagère de haut en bas et de gauche à droite.

Vous serez ainsi certain de ne rien oublier.

Et si vous êtes plusieurs dans une zone, communiquez pour éviter les oublis ou les doublons. Si vous faites l’inventaire sur papier, vous devez préciser la zone de stockage concernée ainsi que la date du jour.

–  Figer les stocks lors de l’inventaire

Quand vous comptez, veillez à ne faire aucune entrées et sorties de stock.

Pour se faire, vous pouvez le faire à un moment où vous n’êtes pas ouvert à la clientèle.

–  Faire des inventaires régulièrement

Plus vous dressez des inventaires régulièrement, mieux vos stocks sont gérés et rangés et moins vous y passez de temps.

Selon votre activité, on vous conseille d’en faire tous les mois ou tous les 3 mois.

Comment valoriser un inventaire ?

Il existe plusieurs méthodes. Voici les plus courantes :

• La méthode CUMP (Coût Unitaire Moyen Pondéré) : valoriser les stocks avec le prix d’achat moyen sur la période étudiée
• La méthode PEPS (Premier Entré, Premier Sortie) : valoriser les stocks aux derniers coûts d’acquisition ou de production

Ces méthodes sont intéressantes pour valoriser un inventaire mais le plus difficile est d’avoir le bon prix d’achat.

–  Comment avoir le bon prix d’achat ?

Concrètement, si vous avez en stock 10 plaquettes de beurre Président 500g 🧈 et que vous les achetez chez 3 fournisseurs, vous devez prendre toutes vos factures, repérer les lignes du produit et calculer le prix moyen avec, à chaque fois, des prix différents.

Vous devez également vous assurer que les prix que vous avez pour chaque produit correspondent bien aux unités de comptages.

Ainsi, si vous avez compté 10 plaquettes de beurre Président 500g 🧈, il ne faut pas que votre prix soit un prix au kg. CQFD.

C’est long, compliqué et avec un risque d’erreur important mais ça fonctionne.

💡 Autrement, vous pouvez faire l’inventaire avec Coopeo. Vous êtes ainsi sûr d’avoir le bon prix en un clin d’œil.

Pourquoi ? Parce que Coopeo contrôle et analyse toutes vos factures fournisseurs.

Ainsi, en quelques clics, vous savez que sur les 3 derniers mois, vous avez acheté la plaquette de beurre Président 500g 4,34€ HT, en moyenne, quelque soit le fournisseur.

Vous préférez valoriser au dernier prix ? Pas de problème, Coopeo vous indique que vous avez acheté cette référence 4,98€ HT la dernière fois. Pratique pour valoriser votre stock en 1 clic.

Faire un inventaire avec Coopeo

L’application Coopeo vous permet de réaliser un inventaire facilement depuis un smartphone ou une tablette.

Tout d’abord, vous créez toutes vos zones ou lieux de stockage sur l’application. Cave, frigo, chambre froide, bar, …

Ensuite, lors du premier inventaire, vous listez sur l’application les produits présents dans chaque zone.

Puis, lors de chaque inventaire, vous indiquez la quantité de chaque produit, de chaque référence.

Enfin, quand tout est compté, vous valorisez la zone.

✨ Et voilà, votre inventaire est fait et votre stock valorisé.

Sinon, vous pouvez toujours faire le comptage sur papier et indiquer les résultats sur l’application.

Bonus : comment bien acheter avant de réaliser un inventaire ?

Vous avez vu comment vous organiser pour réaliser vos inventaires.

Cependant, la bonne gestion financière de votre activité passe aussi et surtout par la bonne gestion de vos achats.

Découvrez notre guide pour vous aider à optimiser votre processus d’achat en 8 étapes.