5 conseils pour améliorer la gestion de vos factures fournisseurs

27 décembre 2021 | Fournisseurs

Si quand vous demandez « Tu peux me passer la facture Transgourmet du 5 novembre 2021 ? » on vous répond « Transgourmet, c’est par mail ou papier qu’on les reçoit ? » vous êtes au bon endroit.

 

La gestion des factures fournisseurs est une activité aussi fastidieuse que capitale pour votre activité. Il ne faut donc pas la négliger et y consacrer plusieurs heures chaque semaine.

 

Découvrez nos 5 bonnes pratiques (faciles à mettre en place) pour faire de vous un as de la gestion des factures fournisseurs. 👇

5 conseils pour améliorer la gestion de vos factures fournisseurs

1. Réduisez le nombre de factures fournisseurs

 

Tout d’abord, pour bien gérer vos factures fournisseurs, commencez par en réduire le nombre. En effet, plus vous avez de fournisseurs et plus vous passez de commandes, plus le nombre de factures explose 💣. Et là… c’est le bazar.

Vous pouvez, par exemple, demander des factures au mois ou à la décade (tous les 10 jours) à vos fournisseurs.

Avec un volume de factures réduit, vous passez moins de temps à les contrôler et à les classer et vous faites des économies. En effet, certains fournisseurs ajoutent des frais de facturation sur chaque facture. Et en plus de ça, vous envoyez moins de factures fournisseurs à votre comptable donc la tenue de compte vous coûte moins chère.

 

2. Demandez des factures dématérialisées

 

Ensuite, pour faciliter la gestion et le contrôle de vos factures, demandez à vos fournisseurs des factures au format numérique. Comment ? Vous les recevez toujours en papier !? 😮

Vous gagnez du temps sur le traitement (fini l’ouverture des enveloppes une à une ✉️) et sur le stockage (un cliquer-déposer dans le bon dossier et c’est réglé). Vous pouvez dire adieu à votre chère armoire (ou alors pour ranger vos disques durs externes de sauvegarde – on en parle juste en dessous 👇).

Sur certaines factures, des frais de facturation ou des frais administratifs peuvent apparaitre. La dématérialisation peut vous permettre de négocier ces frais auprès de vos fournisseurs.

 

3. Regroupez et classez vos factures fournisseurs dans un seul endroit

 

On vous connaît par cœur, vos factures sont stockées partout : dans l’armoire, sur le bureau (physique et virtuel), dans un dossier, sur un drive, en pièce jointe d’un mail, …

Pour stocker vos factures fournisseurs, plusieurs solutions s’offrent à vous. Soit en local sur votre ordinateur, soit sur votre server commun (c’est mieux pour que chacun y ait accès), soit sur un outil de stockage en ligne (c’est encore mieux pour réduire les risques de perte).

Quel que soit le lieu de stockage, on vous conseille de créer un dossier « Factures » avec des sous-dossiers par fournisseurs puis des sous-dossiers par mois de façon à retrouver facilement une facture.

💡 Tips n°1 : Créez au moins une copie de votre dossier de factures de façon à éviter une perte partielle ou totale de vos factures. On n’est jamais trop prudent !

💡 Tips n°2 : Renommez vos factures avec le même format. Par exemple «transgourmet_2021-12-07.pdf» en veillant à indiquer l’année, le mois puis le jour pour obtenir un classement chronologique. Malin 😏

 

4. Demandez des relevés de factures

 

Ensuite, pour faciliter la gestion de vos factures, on vous conseille de demander à vos fournisseurs des relevés de factures de façon à rapprocher vos factures de ce relevé. Vous pourrez ainsi vérifier le nombre de factures et contrôler leur montant.

 

5. Contrôlez vos factures fournisseurs ligne à ligne

 

Enfin, et c’est peut-être l’étape la plus importante (mais aussi la plus fastidieuse 🤫), il faut contrôler vos factures fournisseurs. TOUTES vos factures. Ligne à ligne.

Vous devez vous assurer que les prix négociés sont bien appliqués (vous avez bataillé pour obtenir la crème liquide à 3,10€/L ça serait dommage qu’elle vous soit facturée 3,95€/L) ou que les remises sont bien appliquées (des clients ont déjà eu des gratuités payantes. Oui, oui 👀).

 

Conclusion

 

En résumé, en appliquant ces 5 bonnes pratiques, vous allez mettre en place une gestion efficace de vos factures fournisseurs. Vous allez gagner du temps, en efficacité et réaliser des économies d’achats.

Pour vous aider à y voir plus clair dans la gestion de vos achats, nous avons créé un guide pratique spécialement pour vous, à télécharger gratuitement :

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