5 conseils pour bien gérer ses factures fournisseurs

Gérer les factures fournisseurs est une activité aussi fastidieuse que capitale pour votre activité. Il ne faut donc pas la négliger et y consacrer plusieurs heures chaque semaine.

 

Et si quand vous demandez « Tu peux me passer la facture Transgourmet du 5 novembre 2021 ? » on vous répond « Transgourmet, c’est par mail ou papier qu’on les reçoit ? » vous êtes au bon endroit.

 

Dans cet article, vous allez tout d’abord comprendre pourquoi il est important de gérer les factures fournisseurs avant de découvrir nos 5 bonnes pratiques pour améliorer leur gestion 👇

Pourquoi gérer les factures fournisseurs ?

Le traitement des factures fournisseurs est indispensable pour de multiples raisons.

Tout d’abord, cela vous permet de vérifier que la facture est conforme au bon de commande et/ou à la livraison. En effet, vous avez commandé 12L de lait mais, à la livraison, vous constatez qu’une bouteille est percée.

Ensuite, gérer les factures fournisseurs vous permet de contrôler qu’elles ne contiennent pas d’erreurs. Par exemple, les remises ou les gratuités ne sont pas appliquées.

Un traitement efficace des factures fournisseurs vous permet également de suivre leur état (à valider, à payer, payée, rejetée, …). Vous voyez les factures qu’il faut régler en priorité et celles pour lesquelles vous devez contacter votre fournisseur.

Enfin, une bonne gestion des factures fournisseurs vous permet de les retrouver facilement en cas de litige ou de contrôle.

Comment gérer les factures fournisseurs ?

Voici les 5 bonnes pratiques à mettre en place pour une parfaite gestion des factures fournisseurs :

• Réduire le nombre de factures fournisseurs
• Demander des factures dématérialisées
• Demander des relevés de factures
• Contrôler les factures fournisseurs ligne à ligne
• Regrouper et classer les factures fournisseurs dans un seul endroit

1. Réduire le nombre de factures fournisseurs

Tout d’abord, pour bien gérer les factures fournisseurs, commencez par en réduire le nombre. En effet, plus vous avez de fournisseurs et plus vous passez de commandes, plus le nombre de factures explose 💣. Et là… c’est le bazar.

Vous pouvez, par exemple, demander des factures au mois ou à la décade (tous les 10 jours) à vos fournisseurs.

Avec un volume de factures réduit, vous passez moins de temps à les contrôler et à les classer et vous faites des économies. En effet, certains fournisseurs ajoutent des frais de facturation sur chaque facture. Et en plus de ça, vous envoyez moins de factures fournisseurs à votre comptable donc la tenue de compte vous coûte moins chère.

2. Demander des factures dématérialisées

Ensuite, pour faciliter la gestion et le contrôle des factures, demandez à vos fournisseurs des factures au format numérique. Comment ? Vous les recevez toujours en papier !? 😮

Vous gagnez du temps sur le traitement (fini l’ouverture des enveloppes une à une ✉️) et sur le stockage (un cliquer-déposer dans le bon dossier et c’est réglé). Vous pouvez dire adieu à votre chère armoire (ou alors pour ranger vos disques durs externes de sauvegarde – on en parle juste en dessous 👇).

Cela vous permet également de réaliser des économies. En effet, le coût du traitement d’une facture papier est estimé à 15€, contre 5€ pour une facture électronique. De plus, sur certaines factures, des frais de facturation ou des frais administratifs peuvent apparaitre. La dématérialisation peut vous permettre de négocier ces frais auprès de vos fournisseurs.

3. Demander des relevés de factures

Ensuite, pour faciliter la gestion des factures, on vous conseille de demander à vos fournisseurs des relevés de factures de façon à rapprocher vos factures de ce relevé. Vous pourrez ainsi vérifier le nombre de factures et contrôler leur montant.

4. Contrôler les factures fournisseurs ligne à ligne

Enfin, et c’est peut-être l’étape la plus importante (mais aussi la plus fastidieuse 🤫), il faut contrôler vos factures fournisseurs. TOUTES vos factures. Ligne à ligne.

Vous devez vous assurer que les prix négociés soient bien appliqués (vous avez bataillé pour obtenir la crème liquide à 3,10€/L ça serait dommage qu’elle vous soit facturée 3,95€/L) ou que les remises soient bien appliquées (des clients ont déjà eu des gratuités payantes. Oui, oui 👀).

5. Regrouper et classer les factures fournisseurs dans un seul endroit

On vous connaît par cœur, vos factures sont stockées partout : dans l’armoire, sur le bureau (physique et virtuel), dans un dossier, sur un drive, en pièce jointe d’un mail, …

Pour stocker les factures fournisseurs, plusieurs solutions s’offrent à vous :

• En local sur votre ordinateur. Cependant, vous seul avez accès aux factures et le risque de perte de donnée est élevé.
• Sur votre serveur commun. Tout le monde dans votre entreprise peut y avoir accès, mais le risque de perte persiste en cas de défaillance du serveur.
• Sur une solution de stockage en ligne, comme Welyb. Vous réduisez ainsi les risques de perte et, en plus de ça, votre comptable peut récupérer plus facilement vos factures. C’est un gain de temps et d’efficacité pour tout le monde.

Quel que soit le lieu de stockage, on vous conseille de créer un dossier « Factures » avec des sous-dossiers par fournisseurs puis des sous-dossiers par mois de façon à retrouver facilement une facture.

💡 Tips n°1 : Créez au moins une copie de votre dossier de factures de façon à éviter une perte partielle ou totale de vos factures. On n’est jamais trop prudent !

💡 Tips n°2 : Renommez vos factures avec le même format. Par exemple «transgourmet_2021-12-07.pdf» en veillant à indiquer l’année, le mois puis le jour pour obtenir un classement chronologique. Malin 😏

Conclusion

En résumé, en appliquant ces 5 bonnes pratiques, vous allez mettre en place une gestion efficace de vos factures fournisseurs. Vous allez gagner du temps, en efficacité et réaliser des économies d’achats.

Pour vous aider à y voir plus clair dans la gestion de vos achats, nous avons créé un guide pratique spécialement pour vous, à télécharger gratuitement :