5 étapes pour contrôler vos factures fournisseurs

10 janvier 2022 | Fournisseurs

Contrôler vos factures fournisseurs est indispensable pour la bonne gestion de votre activité. En effet, un bon chiffre d’affaires peut être gâché par une mauvaise gestion des achats.

 

Le contrôle des factures fournisseurs demande du temps et de la méthode.

 

Découvrez, en 5 étapes, comment contrôler vos factures fournisseurs pour réduire vos dépenses et réaliser des économies d’achat. 👇

5 conseils pour gérer vos factures fournisseurs

1. Contrôlez les frais sur vos factures

 

La première étape pour contrôler vos factures fournisseurs consiste à repérer les éventuels frais : facturation, livraison, recyclage, décolisage, … Ils sont souvent discrets, petits, cachés et en bas de page mais leur poids peut devenir important sur une année.

Votre fournisseur ajoute des frais de facturation de 1,5€ par facture. Si vous commandez pour vos 16 établissements 3x par semaine sur 50 semaines, la note monte à 3 600€. (Faites le calcul avec vos factures, vous serez surpris)

Vous avez 2 points de vente dans la même rue. Votre fournisseur vous livre le mardi. Il vous facture 2 fois la livraison (Ben oui, vous avez 2 points de vente séparés de 30 mètres… 🤷)

Il est donc très important de recenser tous ces frais de facturation qui sont souvent de petites sommes mais qui misent bout à bout peuvent peser beaucoup dans vos dépenses.

2 solutions s’offrent alors à vous. Soit vous les négociez pour les réduire et les annuler (Je t’achète quand même pour 100 000€ de marchandises tous les ans, tu peux faire un petit effort pour moi ? 😇) soit vous optimisez votre processus d’achat et réduisez le nombre de factures. Commandez 2 fois par semaine au lieu de 4 fois (quand c’est possible évidemment), demandez des factures au mois ou à la décade, …

 

2. Contrôlez que les remises soient bien appliquées

 

Pour vous remercier de votre fidélité, votre fournisseur vous offre 2% de remise en pied de facture (“La fidélité paie. Ils savent nous valoriser !” 🤩)

Manque de bol, cette remise en pied de facture est mal calculée ❌. (Si si, ça arrive !).

Autre exemple, suite à une promotion, le fournisseur vous propose une remise ou une offre 5+1 sur un produit. Problème, cette promotion est bien indiquée mais elle n’est pas appliquée ou mal appliquée ❌.

Ces erreurs sont involontaires mais sont fréquentes. Vous devez donc contrôler TOUTES vos factures fournisseurs pour vous assurez que les remises sont bien appliquées.

 

3. Vérifiez la véracité de la facture

 

Le troisième point à contrôler sur vos factures fournisseurs est le montant. En effet, il arrive que les calculs ne soient pas bons.

Vous commandez 5 unités à 30€ HT mais le total indiqué est de 165€ HT. 🤨

Pour bien contrôler chaque facture, vous devez vérifier les montants ligne à ligne et tous les additionner afin de vérifier que le montant total est correct.

A vos calculatrices !

 

4. Assurez vous que les prix négociés soient bien appliqués

 

Vous avez négocié les références clés pour votre activité. Vous avez rencontré plusieurs fournisseurs et avez bataillé pour trouver le meilleur prix. 👏

Cependant, ce tarif négocié n’est pas appliqué. La crème liquide négociée à 3,10€/L est facturée 3,95€/L. Ca fait un delta de 850€ sur 100L. Vous avez des mercuriales sous les yeux ? 👀

Cette erreur est classique et très courante. En effet, plusieurs personnes interviennent côté fournisseurs lors de vos commandes et l’une d’entre elles peut oublier d’appliquer le tarif négocié.

 

🏆 Record actuel chez Coopeo : un client a récupéré plus de 70 000€ 💰💰💰 sur deux années auprès de son fournisseur de boisson qui n’appliquait pas le prix négocié pour 7 de ses établissements.

C’est le moment pour aller chercher vos factures !

 

5. Recalculez le prix unitaire des produits sujets aux taxes

 

Dernier point à contrôler sur vos factures fournisseurs : les taxes.

Certains produits sont soumis à des taxes : la viande (avec l’Interbev), les fruits et légumes (avec l’Interfel), l’alcool (avec le droit d’Accise et la cotisation Sécurité Sociale), …

Bien souvent, les prix indiqués sur la facture ne comprennent pas ces différentes taxes et celles-ci sont indiquées au total en pied de facture. Vous devez donc ventiler ces taxes sur les produits concernés pour obtenir votre prix de revient réel.

A titre d’exemple, en 4 mois, un de nos clients a payé 14 000€ de cotisation Sécurité Sociale sur la vodka 🥃. Vous ne pouvez pas échapper à ces taxes fixées par l’état mais c’est mieux de le savoir pour calculer son coût de revient et sa marge.

Aussi, quand vous comparez les tarifs entre plusieurs fournisseurs, assurez-vous que vous comparez bien la même chose…

 

Conclusion

 

Vous savez maintenant comment contrôler vos factures fournisseurs.

Pour que votre contrôle soit efficace, vous devez vérifier toutes vos factures fournisseurs. Pas une de temps en temps ou 1 sur 2, TOUTES vos factures fournisseurs.

Rassurez-vous, si vous n’avez pas le temps de les contrôler, Coopeo le fait pour vous.

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