Il vous est déjà arrivé de lever les yeux au ciel à la lecture d’une facture fournisseur. Vous venez de détecter une erreur de prix.

Pourtant, vous avez bien fait les choses en début d’année ou en début de saison, en voyant tous vos fournisseurs un par un, pour bloquer des tarifs sur une période donnée.

Malheureusement les erreurs de facturation, même involontaires, sont courantes et cela peut parfois vous coûter très cher. Alors comment y remédier ?

On vous donne nos conseils sur la vérification des factures fournisseurs.

 

1. Les 3 types d’erreurs de facturation courantes

 

La très grande majorité des factures sont désormais éditées informatiquement et il est difficile de s’en plaindre.

En revanche des erreurs s’y glissent toujours aussi facilement. Cela peut réserver quelques surprises assez désagréables.

Voici notre top 3 des erreurs de prix sur les factures fournisseurs :

 

–  L’erreur de prix, tout simplement

Il peut arriver que, sans aucune raison logique, votre prix augmente. Dans le cas de notre client ci-dessus, le prix de la ligne « Beurre ½ Sel Micropain 10Gx100 » était initialement bloqué à 6.538€/KG. Pourtant il a payé 16.278€/KG.

 

–  Le décalage de virgule

Nous sommes ici dans un cas typique d’erreur de saisie. Ainsi vous pouvez facilement vous retrouver à payer 53.80€/KG au lieu de 5.380€/KG. Pour 4.165KG de marchandises, cette erreur a donc coûté à notre client la somme de 201,67€ !

 

–  Deux prix différents pour un même produit

Aussi surprenant que cela puisse paraître, une facture peut parfois comporter deux lignes de produits identiques, avec un prix au kilo différent. Sur la facture ci-dessus, le produit « Filet plt blanc vrac 2,5KGx2 » a été facturé une première fois à 6.150€/KG et une seconde fois à 7.990€/KG.

 

 

2. Attention aux frais de facturation, de livraison ou d’essence

 

Sur certaines factures, on peut également trouver des frais supplémentaires, tels que des frais de facturation, de livraison, de transport, de préparation ou des frais administratifs, pas toujours clairement affichés.

Malheureusement, ils peuvent facilement être assimilés à des « coûts cachés » si le fournisseur a oublié de vous en parler.

Dans cet exemple, les frais de facturation d’un montant de 3€ sont inscrits sous le titre « FF (2) » et expliqués en légende « (2) Frais de facturation ».

Concrètement, le fournisseur vous facture l’édition de la facture (et ce n’est pas incohérent). Le coût est expliqué, mais vous pouvez passer à côté. Prenez donc bien soin de vérifier ce type de coût.

Ces frais, au même titre que les frais de livraison ou d’essence, sont tout à fait justifiables, mais vous devez être prévenu par les fournisseurs.

Car si sur une facture de 1668.86€, il est tentant de se dire que 3€ ne représentent rien, prévoyez néanmoins que si ce fournisseur vous livre 2 fois par semaine pendant 1 an, il vous en coûtera 300€ par an. Mieux vaut le savoir dès le départ.

D’ailleurs la transparence autour des frais supplémentaires, plus que les frais en eux-mêmes, est un critère à prendre en compte dans le choix de vos fournisseurs et dans vos négociations.

 

3. Ne pas oublier les produits au cours

 

S’il est plutôt facile de repérer des erreurs sur des produits aux tarifs bloqués, cela est plus difficile concernant des produits au cours.

Pourtant, comme nous l’avons vu dans notre article sur les prix bloqués, les prix des fruits et légumes, du poisson frais ou de la viande fraiche doivent être particulièrement surveillés. Leur prix peut varier d’un jour à l’autre, aussi les écarts entre deux factures sont justifiables.

Cependant si l’on peut comprendre que l’entrecôte soit plus chère en juillet qu’en décembre, attention aux variations soudaines sur une même période. Cela peut cacher une erreur de facturation. Soyez donc doublement vigilants concernant les produits frais.

 

4. La solution ? Vérifiez vos factures fournisseurs ligne par ligne et régulièrement

 

Naturellement la vérification de vos factures tourne généralement autour des produits auxquels vous êtes sensibles et dont vous maîtrisez les tarifs : la crème, le lait, les palets de chocolat, les huiles, etc.

Pourtant, comme nous l’avons vu, l’erreur peut se glisser n’importe où, il est donc nécessaire de vérifier toutes les lignes.

 

Pour bien vérifier qu’il n’y a pas d’erreurs sur une facture fournisseur, il existe deux solutions :

1. Analyser vos factures ligne par ligne, en vous appuyant sur vos mercuriales fournisseurs et vos historiques d’achats (cadenciers) ;
2. Vous équiper d’une solution de gestion des achats comme Coopeo qui fait ce travail pour vous.

 

Dans les deux cas de figure, vous serez en mesure de vérifier que les tarifs appliqués sur vos factures correspondent bien aux tarifs sur lesquels vos fournisseurs se sont engagés.

Ou s’ils ne s’éloignent pas trop des derniers tarifs appliqués. En cas de variation de prix, vous pourrez facilement demander une justification voire une réparation.

Et même si vous pouvez avoir l’impression que faire la chasse aux centimes ne vaut pas le coup, détrompez-vous. En effet, quelques centimes multipliés par le nombre de produits que vous achetez représentent vite des centaines voire des milliers d’euros.

 

5. Plus vous êtes impliqués dans la gestion de vos achats, plus vos fournisseurs apprécient de travailler avec vous

 

Si les erreurs de facturation se multiplient, n’hésitez pas à avertir votre fournisseur de son manque de vigilance.

Même si ces erreurs sont la plupart du temps involontaires, montrer à votre fournisseur que vous êtes vigilant l’obligera à l’être également. Il est très probable que le nombre d’erreurs diminue sur les prochaines factures.

Mieux, vous enverrez à votre fournisseur des signes positifs de sérieux et de bonne gestion, ce qui contribuera à instaurer entre vous une relation de confiance « gagnant-gagnant », forcément plus confortable pour tout le monde.

 

En conclusion, il est très important de montrer que vous contrôlez vos factures, que vous connaissez vos prix et que vous ne laissez passer aucune erreur.

C’est un signal fort de sérieux et d’implication que vous envoyez à vos fournisseurs, qui feront naturellement preuve de plus de rigueur avec vous.

D’ailleurs, contrairement à ce que l’on pourrait croire, les acheteurs les plus appréciés des fournisseurs ne sont pas forcément les plus gros, ce sont en revanche les plus rigoureux. Et qui dit acheteur apprécié, dit acheteur récompensé. A bon entendeur !

Pour vous aider à y voir plus clair dans la gestion de vos achats, nous avons créé un guide pratique spécialement pour vous, à télécharger gratuitement :

Un bon fournisseur en restauration doit être considéré comme un partenaire.

Pourquoi ? Car comme tout prestataire externe, il contribue indirectement à la bonne santé de votre restaurant. Avant tout, il vous faut nouer une relation de confiance avec lui. Cela permet de rendre vos échanges plus constructifs et de trouver des compromis réellement gagnant-gagnant.

Mais comment bien choisir ses fournisseurs pour son restaurant ?

Voici 5 conseils faciles à appliquer.

 

1. Fournisseur local ou national, lequel choisir ?

Que vous travailliez avec un fournisseur local ou un fournisseur national, chacun a ses avantages… et ses inconvénients.

Il n’existe pas de lois universelles et la comparaison dépend surtout des types de produits que vous achetez.

Le fournisseur local peut souvent vous garantir une meilleure qualité sur la viande, le poisson, les fruits et les légumes en privilégiant les circuits courts.

Sur l’épicerie, le B.O.F (beurre, œufs, fromage) ou le surgelé, le fournisseur national peut quant à lui négocier de meilleurs prix, pour une qualité de produit identique.

En termes de qualité de service, avantage au fournisseur local qui est généralement plus souple sur les jours de livraison, les délais de commande et les francos de livraison.

 

Chaque fournisseur en restauration a ses avantages :

• Le fournisseur local : Proximité, circuit court sur le frais
• Le fournisseur national : Densité du catalogue produit, disponibilité des produits

Nous vous conseillons donc de toujours travailler avec au moins un grossiste généraliste national en plus de vos fournisseurs locaux. Il peut toujours vous dépanner sur tout type de produit et peut parfois vous faire bénéficier de promotions réellement intéressantes.

 

 

2. Choisir ses fournisseurs pour son restaurant en privilégiant le contact humain

C’est une évidence mais il est important de le rappeler. L’achat et donc la négociation sont fortement liés à la qualité des rapports que vous entretenez avec vos fournisseurs en restauration.

Un commercial avec qui la confiance est installée sera beaucoup plus enclin à vous proposer des compromis réellement intéressants. De votre côté vous serez moins tenté d’aller voir ailleurs ce qui sécurisera votre compte client chez ce grossiste de restauration. Ainsi tout le monde peut être gagnant.

Comment instaurer cette qualité de rapport ? Pas de secret, c’est une question de temps et de personne. N’hésitez donc pas à vous séparer d’un fournisseur en qui vous n’avez pas vraiment confiance, même si ses produits vous conviennent. Il se pourrait que vous trouviez aussi bien ailleurs, pour moins cher et dans un cadre de relation plus agréable.

« N’hésitez donc pas à vous séparer d’un fournisseur en qui vous n’avez pas vraiment confiance, même si ses produits vous conviennent »

Attention à ne pas trop faire jouer la concurrence non plus. Assez logiquement, moins vous êtes fidèle à un fournisseur, moins il sera souple dans la négociation. Faites régulièrement le point sur vos achats et soyez dans la discussion. C’est en restant souple mais attentif que l’on prend les meilleures décisions. Un fournisseur de restaurant sait vite reconnaître et apprécier un restaurateur vigilant et concerné par ses achats. Il sera peut-être obligé de vous vendre l’entrecôte moins chère qu’ailleurs, mais votre fidélité a de la valeur pour lui.

 

3. Identifiez précisément vos besoins et vos volumes

Il est important pour vous de bien identifier vos besoins en termes de produits, mais pas seulement.

Comment souhaitez-vous passer vos commandes ? Quel jour et à quelle heure souhaitez-vous être livré ? L’organisation de votre approvisionnement doit être clairement définie pour bien choisir vos fournisseurs.

Comme énoncé en préambule, voyez les fournisseurs de votre restaurant comme des partenaires. Dans ce cadre-là, il est important de leur fournir vos volumes d’achats détaillés. Un fournisseur sera plus enclin à vous proposer une offre personnalisée et cohérente s’il connait le détail de vos achats ainsi que les volumes qui vont avec.

 

4. L’offre produits adaptée à votre restaurant

De plus en plus de fournisseurs deviennent « généralistes » ou « multi-température » (ex : Transgourmet, Brake ou Krill pour les fournisseurs nationaux). Ils sont capables de vous livrer des produits d’épicerie, du frais, du surgelé et du non alimentaire, le tout dans un même camion. A contrario, un fournisseur dit « spécialiste » orientera son offre vers une famille de produits (mono-température) ou vers une typologie d’établissements. Il existe donc aussi des distributeurs d’épicerie (ex : Pro à Pro ou Episaveurs) mais également des distributeurs spécialisés dans les produits italiens (ex : Danioli ou Carniatto).

Encore une fois, la typologie de votre établissement et votre carte doivent guider votre choix. Il y a de fortes chances qu’un fournisseur spécialisé dans le poisson frais propose une offre plus adaptée à un restaurant de sushi par exemple. A contrario, une brasserie traditionnelle de 200 couverts avec une carte généraliste s’y retrouvera plus facilement chez un fournisseur généraliste, que ce soit en termes de quantité que de prix.

 

5. Choisissez le bon nombre de fournisseurs

S’il n’est pas conseillé de multiplier le nombre de fournisseurs pour maintenir des relations de confiance, il n’est pas conseillé non plus de mettre « tous ses œufs dans le même panier ».

En travaillant avec un seul grossiste de restauration, vous risquez de voir la relation s’endormir et perdre de son intérêt. Car si la confiance doit être de mise, vous devez surtout obtenir de vos fournisseurs qu’ils soient réactifs et force de proposition. Et pour garder ce niveau d’exigence, rien de mieux que de maintenir une concurrence saine entre eux. C’est le jeu. Cela présente également comme avantage de pouvoir se dépanner chez l’un d’entre eux lors d’un souci (ex : rupture de stock) avec un autre.

Vous devez donc placer le curseur du nombre de fournisseurs au bon endroit : ni trop, ni trop peu. Et surtout, soyez transparents avec eux. Ils maîtrisent la loi du marché et se connaissent entre eux. Une concurrence est saine, constructive et acceptée par vos fournisseurs lorsqu’elle est basée sur le dialogue et pas uniquement sur les prix. Il n’y a rien de pire pour votre restaurant que des fournisseurs concurrents qui se livrent une « guerre des lignes ».

Mettez vos fournisseurs dans une position suffisamment confortable en termes de fidélité et de concurrence pour que les commerciaux puissent être concentrés sur votre accompagnement (réactivité et force de proposition), plutôt que sur leur rémunération. Vous avez absolument tout à y gagner.

Pour en savoir plus sur le choix de vos fournisseurs pour votre restaurant et sur l’optimisation de vos achats, n’hésitez pas à télécharger notre guide pratique sur les 8 actions simples pour optimiser ses achats :

Défendre mon terrain à tout prix tout en en marchant sur les plates-bandes du voisin. Oublier d’apporter de valeur ajoutée à mes clients restaurateurs, boulangers ou traiteurs. Voilà comment l’on pourrait résumer le travail de certains fournisseurs aujourd’hui qui se livrent une « guerre des lignes ». Bien évidemment il existe également de nombreux commerciaux et autant de fournisseurs qui prennent soin de vous, et avec lesquels vous aimez travailler. Malheureusement, il suffit souvent d’un prix très bas pour vous faire changer de fournisseur. Facile pour eux et pas si intéressant pour vous.

La guerre des lignes, une (mauvaise) tradition dans la concurrence entre fournisseurs

Vous le savez certainement, le marché de la vente de marchandises aux restaurants, boulangeries ou traiteurs est très concurrentiel. Les fournisseurs doivent donc jouer des coudes pour s’imposer chez leurs clients. Mais comment faire la différence et se démarquer auprès d’un restaurateur ? Cela peut passer par la qualité des produits, la qualité du service client, une meilleure réactivité, une force de proposition ou lui apporter une valeur ajoutée. Pourtant la réponse n°1, loin devant les autres, pour vous « récupérer » est de simplement proposer des prix plus bas que ceux des concurrents.

Pourquoi vous n’êtes pas gagnants ?

Un commercial qui suit le schéma de la guerre des lignes a deux objectifs lorsqu’il travaille avec vous :

1. Vous vendre les mêmes lignes de produits que lors de la dernière commande, tout en maintenant ses marges. Son but est de sécuriser sa position chez vous, ainsi que sa rémunération. Ainsi il peut parfois oublier de communiquer sur d’éventuelles hausses de prix. Toujours par peur de se faire remplacer par un concurrent pratiquant des prix plus bas. Si vous vous en apercevez, l’excuse de l’erreur suffit très souvent.
2. Détecter les lignes de produits sur lesquelles les concurrents sont plus chers et essayer de vous vendre ces produits (dans le jargon : « récupérer la ligne »). Lors de la prochaine commande, ces nouvelles lignes viendront augmenter son chiffre d’affaires ou compenser les lignes qui ont éventuellement été perdues.

Dans cette configuration, la relation est purement commerciale et le fournisseur ne vous apporte aucune valeur ajoutée.

Pensez sur le long terme et instaurez une saine concurrence entre vos fournisseurs

Il y aurait donc les gentils fournisseurs d’un côté et les méchants de l’autre ? Que nenni ! Ce serait oublier que le commercial est lui aussi victime de ce cercle vicieux. En effet, la pression peut être énorme pour certains. Si cette situation vous est familière, soyez vigilant, prenez du recul et faites le point avec vos fournisseurs si besoin. Premièrement vous n’y êtes pas étranger car vous avez laissé cette situation s’installer en vous focalisant sur les prix, deuxièmement vous êtes forcément perdant.

Établissez une relation de confiance avec vos fournisseurs. Ne partez pas vers la concurrence à la première promotion venue. C’est en travaillant sur le long terme que vos fournisseurs deviendront des partenaires. Par ricochet, ils seront plus enclins à vous proposer des prix intéressants. Sur la durée vous serez forcément gagnants, vous et votre fournisseur.

Pour en savoir plus sur le choix de vos fournisseurs, sur l’optimisation de vos achats et de vos marges, n’hésitez pas à télécharger notre guide pratique sur les 8 actions simples pour optimiser ses achats :