Les passages de commandes sont parfois faits au dernier moment, sans que vous ne sachiez précisément ce dont vous avez besoin : « Je crois que je n’ai plus de concentré de tomates, mets-moi un carton » ; mais combien y’a-t-il de boîtes de concentré de tomates dans un carton ? Êtes-vous sûr de vous adresser à votre fournisseur habituel de concentré de tomates ? Alors comment bien passer ses commandes ? On vous explique comment procéder.

1. Pour passer ses commandes il faut des cadenciers à jour

Des bons cadenciers sont avant tout des cadenciers à jour. Ce sont des outils essentiels pour anticiper le passage de vos commandes, éviter les dépannages et le surstockage, mesurer l’intérêt d’une promotion, commander les bons produits chez les bons fournisseurs, en fonction de votre historique de commandes et surtout ne rien oublier. Ils doivent afficher pour chaque produit :

• Référence
• Désignation
• Marque
• Prix moyen
• Dernier prix appliqué
• Quantité moyenne commandée
• Dernière date de livraison

Ils doivent également être évolutifs pour pouvoir décider à tout moment de changer de fournisseur pour un produit (prix plus attractif, promotion, qualité produit).

Enfin, c’est vous qui devez gérer vos cadenciers de commandes et non pas vos fournisseurs. Trop souvent, c’est le restaurateur qui demande à son fournisseur son historique d’achats. Le fournisseur se trouve donc en position de force et peut, s’il le souhaite, vous proposer d’ajouter quelques produits absents des dernières commandes ou des produits que vous commandez déjà chez un concurrent.

2. Attention aux promotions

Comme nous avons déjà pu l’expliquer, un des objectifs de vos fournisseurs, au-delà de vous satisfaire, est de vous vendre des produits que vous achetez habituellement chez ses concurrents. Le meilleur moyen d’y arriver est de passer par des promotions. Rien de mal à cela, celles-ci peuvent être réellement intéressantes et doivent donc être étudiées. Et pour mesurer l’intérêt d’une promotion, il est indispensable d’avoir des cadenciers de commandes à jour. Ils vous permettront de bien identifier les produits concernés pour répondre favorablement ou non à l’offre.

Attention également à la durée, car le propre d’une promotion est d’être ponctuelle, aussi lors de votre prochaine commande avec ce fournisseur, vérifiez bien que la promotion est toujours en cours. Sinon vous risquez de recommander les mêmes produits à des tarifs nettement moins intéressants, voire même moins intéressants que vos tarifs habituels. Libre à vous ensuite de continuer avec ce fournisseur ou de retravailler avec votre fournisseur habituel.

« C’est vous qui devez gérer vos cadenciers de commandes et non pas vos fournisseurs »

3. Respectez vos engagements auprès de vos fournisseurs

Dans tous les cas, que vous répondiez ou non à la proposition de promotion d’un concurrent, n’hésitez pas en informer votre fournisseur habituel en toute transparence. Ne prenez cependant pas le risque de changer régulièrement de fournisseur pour un produit, à moins que le gain soit réellement important.

Souvenez-vous qu’une bonne relation restaurateur-fournisseur, se construit sur la durée. Vous avez négocié des produits chez votre fournisseur habituel. Le plus simple est de tenir compte de ces accords lors du passage vos commandes. Cela ne fera que renforcer votre relation de partenariat. Et surtout, cela vous évitera de vous éparpiller pour ne jamais retrouver une organisation d’approvisionnement normale.

Attention également à bien respecter les jours et horaires de commandes. Il n’est pas rare qu’un fournisseur, après plusieurs relances téléphoniques concernant l’horaire limite de passage de commande (qui sont fixes et normalement connues du restaurateur), entende de la part d’un client « C’est trop tard ? Tant pis je commanderai chez untel ». Conséquences :

• C’est vexant pour le fournisseur qui sera naturellement moins enclin à vous faire des offres intéressantes par la suite
• Vous allez perdre du temps à vous dépanner
• Il y a de fortes chances que vous payiez vos produits plus chers

Encore une fois, des cadenciers à jour et un passage de commande bien anticipé vous permettront d’éviter ce type de situation.

4. Limitez les dépannages et identifiez vos fournisseurs de secours

Dans la précipitation d’un gros service inattendu, d’une rupture de stock fournisseur ou d’une commande mal préparée, un dépannage est souvent si vite arrivé. Vous voilà à ne plus regarder à la dépense, pourvu que votre produit soit disponible. Et si vous étiez capable d’anticiper ?

Un cadencier à jour et donc une commande maîtrisée vous permet dans un premier temps de limiter les risques de dépannage. Bien évidemment, il n’est pas toujours possible de tout anticiper, alors pensez à identifier un fournisseur de secours. Dans le cas d’un dépannage vous saurez rapidement à qui vous adresser, sans avoir forcément à payer le prix fort.

Passer ses commandes pour son restaurant est donc une tâche que vous devez pleinement maîtriser. Et la première chose à faire est de tenir à jour des cadenciers de commandes par fournisseur. Pour vous aider, nous avons d’ailleurs créer un modèle de cadencier à télécharger gratuitement :

Vous avez trouvé le fournisseur parfait, mais catastrophe, ses conditions de livraison ne vous arrangent pas du tout. Si la prestation de votre fournisseur n’est pas cadrée jusqu’à l’approvisionnement, vous risquez de mettre votre cuisine en difficulté. C’est pourquoi avant de vous engager avec un fournisseur, il est indispensable de connaitre toutes ses conditions de livraison. Rappel des 5 points à vérifier avant de valider vos commandes fournisseurs.

1. Les jours de livraison des commandes fournisseurs

Si vous avez opté pour la livraison de vos commandes, il ne faut pas oublier que les fournisseurs organisent leurs livraisons sous forme de tournées logistiques. Ces jours de livraison vous sont donc imposés. Généralement, vous pouvez être livrés deux fois par semaine. Certains fournisseurs locaux peuvent quant à eux vous livrer tous les jours (voire même plusieurs fois par jour). Là aussi, choisissez des fournisseurs qui ne vous livreront pas tous le même jour. D’une part, la réception et le contrôle des marchandises vous prennent du temps. D’autre part, vous pouvez vous dépanner plus facilement d’un jour à l’autre si besoin.

« Choisissez des fournisseurs qui ne vous livreront pas tous le même jour »

2. Les différents modes de commande

Selon les fournisseurs, vous pouvez passer votre commande soit avec votre commercial, soit avec votre télévendeur. Il est donc important d’être bien organisé. Est-ce à votre fournisseur ou est-ce à vous d’appeler ? A quelle heure ? Quel jour ? Si vous devez appeler votre télévendeur, a-t-il une ligne directe ? Certains fournisseurs vous proposent également de passer vos commandes sur Internet. Cette option est très pratique car vous êtes libre de passer vos commandes quand vous le souhaitez. Attention néanmoins à respecter le top horaire du fournisseur.

3. Le Top horaire

Le top horaire est le délai que vous avez pour passer votre commande (que ce soit par téléphone ou sur Internet). C’est une donnée très importante dans le choix d’un fournisseur. Par exemple, pour une livraison le mercredi matin, certains fournisseurs auront un top horaire le lundi à 12h, quand d’autres vous laisseront la possibilité de commander jusqu’au mardi 17h. Et il est toujours plus facile de passer sa commande après votre service. Vous avez ainsi une vision plus claire de l’état de vos stocks.

4. A pour B, C ou D … qu’est-ce que cela signifie ?

Dans le jargon des fournisseurs, A désigne le jour de prise de commande. B, C, D désignant quant à eux le jour de livraison. Un fournisseur peut donc vous dire qu’il faut passer la commande en A pour C avant 10h. Soit, pour une livraison le jeudi, la commande doit être passée le mardi avant 10h.

5. Le Franco du fournisseur : quel minimum d’achats pour vos commandes

Dernier point important à ne pas négliger, le minimum de commande pour ne pas payer les frais de livraison : le franco. Quand certains fournisseurs ont un franco à 200€, d’autres n’en n’ont pas. C’est un critère à prendre en compte. Dans les deux cas, soyez organisés et si le fournisseur n’applique pas de franco, restez quand même raisonnable. Il est dommage de faire déplacer un camion pour 6 litres de lait.

Pour en savoir plus sur la gestion de vos commandes fournisseurs et sur l’optimisation de vos achats, n’hésitez pas à télécharger notre guide pratique sur les 8 actions simples pour optimiser ses achats :